Nos últimos anos, eu percebi uma transformação na forma como as empresas organizam eventos. A busca por experiências rápidas e sem filas virou prioridade em treinamentos, palestras e feiras, especialmente quando o público está com o tempo apertado e quer evitar frustrações logo na entrada. Nesse cenário, os tablets têm conquistado espaço como aliados na agilidade do check-in em eventos corporativos. Decidi compartilhar aqui o que aprendi sobre como o uso desses dispositivos muda tudo, tornando o processo mais simples tanto para funcionários, quanto para os responsáveis pela recepção.

O desafio do check-in tradicional

Já passei por muitas situações em eventos onde o check-in manual, com lista impressa ou planilha, era sinônimo de lentidão. As filas cresciam rápido, os participantes perdiam a paciência e as equipes responsáveis pelo credenciamento se sentiam pressionadas. Essa tensão logo no começo de um encontro pode estragar o clima de todo o evento.

Encontrei alguns dos principais problemas do check-in tradicional:

• Dificuldade para localizar nomes rapidamente em listas extensas
• Propensão a erros de registro de entrada e saída
• Geração de relatórios demorados e imprecisos
• Necessidade de grande equipe para atender a demanda
• Problemas logísticos com folhas espalhadas, canetas perdidas e papéis amassados

Foi compartilhando dessas experiências que comecei a ver sentido em buscar alternativas tecnológicas para agilizar o processo.

Por que tablets aceleram o check-in?

Já fui a eventos onde o check-in com tablet reduziu o tempo de espera para menos da metade. No início, bate a dúvida: será que não é exagero trocar o papel por um dispositivo? Mas logo percebi as vantagens, principalmente:

• Busca instantânea por nome, empresa ou QR Code
• Facilidade de atualização de listas em tempo real
• Emitir crachás na hora
• Integração com sistemas de gestão de eventos, apps e planilhas online
• Redução quase total dos erros humanos
• Rapidez na consulta e envio de relatórios

Evitar fila é proporcionar uma primeira impressão positiva do evento.

Os tablets também oferecem a possibilidade de personalização do check-in para cada tipo de público, possibilitando incluir fotos, perguntas extras e outros dados muito úteis para o setor de RH ou de marketing.

Como implementar tablets no check-in?

Não basta só comprar o equipamento. Da minha experiência, para garantir um check-in digital eficiente, pense nos seguintes pontos:

• Escolher tablets que tenham bateria duradoura para todo o evento
• Garantir uma conexão à internet estável – o chip 5G pode ser um diferencial
• Ter um software confiável e simples de usar – evite sistemas complexos, principalmente se a equipe não estiver acostumada
• Providenciar treinamentos rápidos para as pessoas que vão operar os dispositivos
• Estruturar pontos de apoio para resolução rápida de dúvidas técnicas

Em muitos projetos que participei, o uso do outsourcing de tecnologia, como o serviço de locação da Mobiland, gerou ganhos em flexibilidade e economia. Com tablets já prontos para uso, conectividade garantida e suporte técnico disponível, pude focar apenas na experiência dos participantes, em vez de me preocupar com a configuração ou manutenção dos aparelhos.

Quem pode se beneficiar de tablets no check-in?

Qualquer empresa que precise agilizar a entrada de pessoas em eventos, treinamentos, workshops, reuniões ou mesmo demonstrações de produto, pode aproveitar tablets para check-in. E, interessante, não importa o porte ou segmento.

Destaco algumas situações em que já vi resultados impressionantes:

• Lançamentos e convenções com centenas de participantes
• Treinamentos corporativos sobre novos sistemas ou processos
• Feiras de negócios com muitas credenciais
• Workshops e cursos internos onde controle de presença é necessário
• Eventos internos para equipes de vendas, RH ou tecnologia

Cada evento é único, mas a agilidade na entrada faz diferença em todos.

Qual o papel do outsourcing de tablets?

Confesso que durante muito tempo, organizar evento com tecnologia própria dava bastante trabalho. Entre comprar, atualizar e configurar aparelhos, além do investimento inicial alto, o foco acabava saindo do evento em si. Foi quando experimentei o aluguel de tablets que percebi o quanto essa solução pode ser vantajosa.

Com outsourcing, a empresa recebe os tablets já personalizados, prontos para uso, e com suporte disponível durante todo o período do evento.

Além da economia, o aluguel inclui proteção contra imprevistos, como furto ou problemas técnicos. No caso da Mobiland, o atendimento é especializado para empresas e cobre até mesmo a retirada dos equipamentos após o evento, sem burocracia.

Como preparar a equipe para o check-in com tablet?

Por mais que a tecnologia seja fácil, preparar as pessoas faz diferença. Na minha experiência, bastou um breve treinamento para os responsáveis pelo credenciamento se sentirem confiantes. Selecionei pontos fundamentais:

• Fazer uma breve apresentação do sistema de check-in a todos
• Simular diferentes cenários de atendimento (com QR Code, sem inscrição, entre outros)
• Deixar claro o procedimento para dar suporte ao participante caso surja dúvida
• Reforçar o cuidado com os equipamentos durante o uso

O treinamento rápido otimiza a operação e evita atrasos por falta de familiaridade com o sistema.

Benefícios práticos na experiência dos participantes

O check-in digital com tablets quase sempre surpreende os participantes, que valorizam quando o credenciamento é rápido, sem papelada e com orientações claras.

• Redução do tempo de espera
• Atualização instantânea do status no evento
• Menos erros – informações aparecem corretamente no sistema
• Menos frustração e mais acolhimento já na entrada
• Maior segurança nos dados dos participantes

Outro destaque é a possibilidade de emitir relatórios completos sobre o fluxo de pessoas em tempo real, auxiliando os organizadores em decisões rápidas, como abrir ou fechar portas de acesso conforme a necessidade do evento.

Cuidados e boas práticas

Não quero finalizar sem alertar sobre alguns cuidados. Mesmo soluções simples podem gerar dificuldades se forem ignoradas pequenas etapas:

• Certifique-se de que as baterias estejam sempre carregadas
• Garanta uma internet estável em todos os pontos de entrada
• Tenha tablets reservas para emergências
• Verifique se o seguro cobre eventuais danos ou furtos
• Defina uma pessoa de contato para resolver dúvidas do time

Com esses detalhes acertados, o sucesso do check-in digital é só uma questão de organização. Sempre que me preocupei com esses fatores, a experiência foi positiva e tranquila.

Conclusão

Em minha jornada organizando eventos, concluí que o uso de tablets no check-in vai além da rapidez: representa uma experiência mais acolhedora e inteligente, tanto para quem chega quanto para quem organiza. Cada minuto economizado na entrada é um ganho no aproveitamento do evento como um todo. Com parceiros como a Mobiland, que oferece aluguel flexível, manutenção e suporte, empresas podem adotar a tecnologia sem dificuldades, garantindo agilidade, segurança e satisfação para todos.

Se você quer conhecer formas de tornar o seu próximo evento ainda mais prático, fale com um especialista e descubra tudo que a Mobiland pode oferecer em aluguel de tablets e soluções de TI para sua empresa.

Perguntas frequentes

Como usar tablets no check-in de eventos?

Basta equipar a equipe de recepção com tablets conectados à internet, com um software de check-in instalado, permitindo localizar rapidamente nomes, escanear QR Codes ou registrar novas inscrições.O processo é simples: o participante chega, se identifica ou apresenta um código, e o registro é feito em poucos segundos no tablet, sem depender de listas impressas.

Quais tablets são melhores para eventos?

Eu costumo recomendar tablets com boa autonomia de bateria, conexão 4G ou 5G, telas de tamanho médio e construção resistente. Modelos intermediários atendem bem se vão rodar apenas sistema de check-in. Ao optar pelo aluguel com a Mobiland, os tablets já vêm configurados para o uso corporativo, prontos para o evento.

Check-in com tablet é seguro?

Sim, desde que seja adotado um sistema de check-in seguro e os tablets estejam protegidos com senha e atualizações em dia, o controle dos dados é garantido.Empresas como a Mobiland ainda fornecem seguro contra furto qualificado e suporte técnico, aumentando ainda mais a tranquilidade na operação.

Quanto custa implementar tablets no check-in?

O custo pode variar dependendo do número de equipamentos, tempo de uso e necessidades do evento. Usando serviços de locação, como o da Mobiland, é possível ter tablets por períodos curtos ou longos, sem investimento inicial alto, o que costuma sair muito mais acessível que comprar aparelhos próprios.

Tablets agilizam realmente o check-in?

Sim, os tablets tornam o processo de check-in muito mais rápido, pois eliminam buscas manuais em listas, reduzem erros e facilitam o controle simultâneo de múltos acessos.Em experiências que tive, o tempo de espera na fila caiu mais de 50%, e o clima na entrada do evento ficou muito mais leve.