Já me deparei com empresas que, ao optar pelo aluguel de tablets, passaram a sentir alívio imediato nas compras, mas logo perceberam um novo desafio: dar conta de organizar tudo, do primeiro tablet ao centésimo, sem perder nada pelo caminho. Manter um inventário claro é o segredo para não transformar um benefício em dor de cabeça.

Algumas regras e dicas que aprendi com o tempo, principalmente dialogando com clientes da Mobiland e acompanhando notícias do setor de tecnologia empresarial, vêm sempre à mente. E sinceramente, não existe uma receita única; o fluxo certo para um segmento pode não se encaixar em outro. Mesmo assim, quero compartilhar alguns caminhos práticos que funcionam muito bem para empresas que alugam dispositivos – especialmente tablets – e precisam que tudo seja facilmente rastreável e auditável.

A explosão dos dispositivos digitais nas empresas

Se você acha que controlar 10, 20 ou 100 tablets é tarefa simples, saiba que o volume de dispositivos conectados disparou nos últimos anos. De acordo com a pesquisa do FGVcia, o Brasil atingiu 464 milhões de aparelhos digitais em uso em 2023, com média de 2,2 dispositivos por habitante. Nos ambientes empresariais, o cenário não é diferente – múltiplas máquinas circulando entre equipes, projetos temporários ou eventos.

Listas manuais são passado; automação é quase indispensável.

O próprio levantamento do IBGE (TIC-Empresa) mostrou que 83,3% das empresas brasileiras já usavam dispositivos móveis corporativos em 2010. Imagine o salto que tivemos na última década! Mantendo o controle, reduzimos perdas e, claro, riscos financeiros e de imagem.

O que não pode faltar na organização do inventário

Na minha experiência, criar um inventário eficiente envolve mais do que um simples registro de entrada e saída. É preciso pensar em etapas, responsabilidades, ferramentas e antecipar possíveis mudanças internas, como fusão de áreas ou novas demandas. Segue abaixo uma estrutura que costumo recomendar para empresas que usam aluguel de tablets, como as clientes da Mobiland:

• Cadastro inicial: Registre marca, modelo, número de série, IMEI, configuração, fornecedor, data/termo de início do aluguel e seguro.
• Designação: Relacione cada tablet ao responsável, evento ou projeto. Isso permite rastrear quem está com cada unidade, fundamental para auditorias ou devoluções rápidas.
• Movimentação e vida útil: Anote entregas, transferências, devoluções, manutenções, atualizações de software e sinistros (especialmente se houver seguro, como no caso dos tablets alugados na Mobiland).
• Situação e localização: Atualize o status (ativo, reserva, manutenção ou devolvido) e localize fisicamente o equipamento na empresa.
• Checklist e conferência periódica: Programe revisões regulares, conferindo se o tablet segue funcionando conforme acordado no contrato de outsourcing e se o uso está responsável.

Cada tablet deve “ter dono” durante todo o ciclo de aluguel.

Parece simples, mas já vi mais de uma empresa perder rastreabilidade simplesmente porque alguém esqueceu de atualizar um único campo numa planilha. E isso sim, pode trazer prejuízo.

Ferramentas e métodos para não se perder

Ao longo desses anos, muitos gestores me perguntaram: “Planilhas são suficientes ou precisamos de softwares específicos?”. Minha opinião: tudo depende do porte, do volume de tablets e da rotatividade.

• Para poucos dispositivos, planilhas bem estruturadas (Google Sheets, Excel) até funcionam.
• Muitas empresas, especialmente após expandirem o parque de tablets alugados, optam por softwares de inventário de TI, que oferecem acompanhamento automatizado, alertas e até relatórios de uso em tempo real.
• Soluções de MDM (Mobile Device Management) ganham espaço, agregando inclusive controle remoto, bloqueio em caso de perda e atualização em massa.

Já testemunhei benefícios claros dessa automação, principalmente porque permite cruzar informações rapidamente e responder dúvidas como: “Quantos tablets estão em eventos neste momento?” ou “Qual unidade precisa de manutenção?”.

Os benefícios da terceirização e do outsourcing de TI

Muitas empresas optam por locação de tablets, como acontece frequentemente na Mobiland, para evitar custos altos e complicações logísticas que a compra traz. Com outsourcing, o inventário se torna mais flexível e o suporte em manutenções é agilizado.

Nesse modelo, o fornecedor de aluguel já fornece as etiquetas, faz parte dos registros, oferece suporte e manutenção sem custo extra. Em casos de roubo, seguro e substituição entram em ação sem burocracia.

Além disso, soluções como as oferecidas pela Mobiland trazem uma camada extra de segurança e acompanhamento, reduzindo sobras, desperdício e o risco de inconformidade em auditorias. O fornecedor, muitas vezes, contribui diretamente para a atualização do inventário – um diferencial que já vi salvar gestores de sérios problemas.

Checklists, auditorias e conferências

Sempre estimulei o uso de checklists periódicos, não só para averiguar o estado físico dos tablets, mas para confirmar se o uso está adequado ao que a empresa espera. Aliás, os critérios de governança de TI do setor público também destacam essas boas práticas, como mostra o Índice de Governança em Tecnologia da Informação (iGOVSISP), do Tesouro Nacional.

A frequência pode variar: semanal, quinzenal ou mensal, dependendo do grau de rotatividade dos tablets. Para eventos grandes, recomendo conferências antes e depois do uso, além de registros fotográficos dos equipamentos. Isso reduz divergências e acelera devoluções ou manutenções.

Inventário ágil = menos riscos e surpresas desagradáveis.

Evitando os problemas mais comuns

Tudo parece ótimo no papel, mas sei como a rotina pode enganar. E por experiência, já vi que os erros mais frequentes são:

• Falta de padrão nos registros (cada colaborador anota de um jeito);
• Não atualização imediata ao transferir ou devolver tablets;
• Descontrole quando há trocas de funcionários ou equipes;
• Ignorar regras de manutenção e seguro;
• Não checar contratos de aluguel para entender o compromisso com o inventário.

Sempre oriento a criar um manual curto (pode ser um PDF simples) orientando sobre o uso, devolução, e os passos para atualizar o inventário no momento certo. E claro, todo mundo precisa saber o valor – prático e financeiro – de um tablet a mais ou a menos na planilha.

Como garantir segurança e conformidade

Sinceramente, faz toda a diferença contar com fornecedores de aluguel de confiança, como a Mobiland, que entregam tablets já prontos para uso, com seguro, manutenção e suporte. Isso aumenta a confiabilidade do inventário, porque cada equipamento já vem etiquetado e registrado conforme os padrões do contrato.

Além disso, formalizar entregas e devoluções por meio de documentação assinada, incluindo fotos dos equipamentos, gera rastreabilidade e, em caso de perda, agiliza a resolução junto ao suporte.

Segundo a Pesquisa de Serviços de TI do IBGE, a gestão de inventário bem feita reduz custos e previne fraudes e desvios.

Inventário digital: futuro inevitável?

Não faz tanto tempo, era comum encontrar planilhas impressas, assinaturas manuais e muita papelada para indicar quem pegou cada tablet. Hoje, com recursos digitais – seja por aplicativos, QR codes ou integrações com ERPs – o processo ficou mais rápido, visual e seguro.

Já vi empresas ganhando tempo e eliminando erros humanos só ao adotar um app básico para registrar entrada e saída. Uma simples notificação impede que um tablet suma na bagunça de um evento ou troca de equipe.

A tecnologia nos poupa tempo e dinheiro. Basta saber usá-la a favor do controle.

Conclusão

Tenho certeza de que a organização do inventário em empresas que alugam tablets pode ser simples e funcionar muito melhor do que muitos imaginam. Basta definir processos claros, envolver os colaboradores e, se possível, automatizar ao máximo. Isso não só poupa tempo, como também previne prejuízos, evita aquela sensação desagradável de “algo ficou pra trás”.

Na Mobiland, vejo todos os dias como um inventário ágil e transparente transforma o dia a dia das empresas. Gostaria de convidar você a conhecer nossas soluções e tirar dúvidas com nossos especialistas. Mude sua relação com a tecnologia: alugue sem complicações, mantenha o controle e foque no que mais importa para sua empresa.

Perguntas frequentes sobre inventário de tablets alugados

Como organizar inventário de tablets alugados?

Para organizar o inventário de tablets alugados, é recomendado registrar todos os dados relevantes (modelo, número de série, IMEI, data de locação), associar cada tablet a um responsável ou projeto, e atualizar status e localização sempre que houver movimentação. Automação, checklists periódicos e comunicação entre equipes evitam erros e garantem rastreabilidade.

Quais ferramentas facilitam o controle de TI?

Ferramentas como planilhas compartilhadas online (Google Sheets ou Excel), softwares de inventário e plataformas de Mobile Device Management (MDM) ajudam a controlar os tablets alugados. Esses recursos permitem alertas, relatórios em tempo real e registro detalhado da movimentação dos equipamentos, tornando o processo menos sujeito a falhas.

É caro manter inventário de tablets?

O custo para manter o inventário de tablets depende principalmente do número de dispositivos, da complexidade do controle e das ferramentas escolhidas. Quando a empresa opta por aluguel, como no caso da Mobiland, muito desse controle já é facilitado, com suporte incluso e seguro, reduzindo custos indiretos.

Como evitar perdas de equipamentos alugados?

Evitar perdas envolve documentar todas as movimentações, adotar checklists em entregas e devoluções, formalizar a responsabilidade dos colaboradores e, se possível, usar ferramentas digitais de rastreamento. O seguro e suporte oferecidos por empresas confiáveis de aluguel também faz diferença no combate ao extravio.

Vale a pena automatizar o inventário de TI?

Sim, automatizar o inventário de TI traz agilidade, reduz erros humanos, e facilita auditorias e identificação rápida de problemas. A automação libera o time de tarefas repetitivas e diminui o tempo gasto resolvendo falhas ou localizando tablets desaparecidos.