Muitas empresas, mesmo aquelas mais antigas e tradicionais, estão descobrindo as vantagens do aluguel de equipamentos de TI. Eu já vi todo tipo de gestor torcer o nariz no início e depois agradecer por não ter comprado uma frota inteira de notebooks que ficaria desatualizada em menos de três anos. Afinal, renovação tecnológica virou parte da rotina.

Alugar notebooks parece simples, mas existem detalhes que fazem toda a diferença na experiência, segurança e até no bolso da sua empresa. Não basta perguntar se a máquina é nova ou se roda o programa XPTO. O segredo está numa avaliação criteriosa – um checklist eficiente protege contra dores de cabeça e evita a sensação de que um detalhe passou despercebido.

Planejar antes é melhor do que corrigir depois.

Por que o aluguel de notebooks cresceu tanto?

Segundo o Diagnóstico de TIC 2024 da Prefeitura de São Paulo, o número de órgãos públicos que aderem ao aluguel aumentou consideravelmente: 18 setores já alugam desktops e 13 fazem uso de notebooks alugados, crescimento que só tende a se repetir no setor privado também. Entre os órgãos, o destaque fica para a Secretaria da Saúde, com 3.000 notebooks locados. Os motivos? Menos investimento inicial, manutenção mais simples e flexibilidade para demandas que mudam rápido. Quem participa desses projetos descobre rápido a praticidade.

A Mobiland, por exemplo, tem visto esse movimento de perto: empresas de todos os tamanhos estão percebendo que não faz sentido comprar patrimônio fixo para projetos temporários, eventos, treinamentos e até mesmo para equipes em renovação constante.

• Solução para demandas sazonais
• Mais previsibilidade de custos
• Equipamentos atualizados evitando obsolescência
• Evita ociosidade de equipamentos após projetos pontuais

É sobre tecnologia quando e como você precisa dela.

Checklist de TI: o que não pode faltar ao alugar notebooks?

Agora, vamos ao ponto central: o checklist que facilita a vida de qualquer responsável por TI. Pense nisso como uma lista viva – nem tudo vai se encaixar em toda necessidade, mas aqui estão pontos quase universais.

Levantamento das necessidades internas

Antes de qualquer cotação, converse com todos os setores da empresa. Entenda onde os notebooks serão usados e para quê. Diferentes equipes podem precisar de recursos específicos – design gráfico pede mais poder de processamento, enquanto times administrativos podem trabalhar com configurações mais simples.

• Quais programas e sistemas precisam rodar?
• Há necessidade de webcams, leitores de cartão, portas específicas?
• Alguma exigência de memória RAM ou armazenamento mínimo?

Na Mobiland, esse tipo de diagnóstico inicial torna a sugestão de equipamentos muito mais assertiva. Afinal, ninguém quer alugar um notebook caro demais para tarefas simples, nem potente de menos para o trabalho.

Modelos e especificações técnicas

A variedade de configurações no mercado é imensa, e o barato pode sair caro em performance. Atenção especial à geração do processador, quantidade de memória RAM, tipo e tamanho do armazenamento (SSD faz muita diferença, viu?), qualidade da tela, bateria, entre outros.

• Processador (Intel i5/i7, AMD Ryzen, etc.)
• Memória RAM: 8GB já atende muita gente, mas para projetos de dados ou design, pode pedir 16GB ou mais
• Armazenamento: SSDs são mais rápidos e duram mais que HDs convencionais
• Tamanho e resolução de tela
• Duração da bateria (muito importante para eventos ou trabalho externo)
• Disponibilidade de conexões: HDMI, USB-C, entradas de rede, etc.

Dica rápida: algumas demandas também estão relacionadas a políticas de home office e mobilidade. Por exemplo, o INPI permite que notebooks institucionais sejam levados para casa, desde que haja termo de responsabilidade. Portanto, perfil de uso merece atenção extra!

Serviços e garantias inclusas

Nem só de máquina vive o usuário. Serviços agregados, como suporte técnico (remoto e presencial), ajudam em emergências. O Diagnóstico de TIC de 2024 apontou que 89% dos órgãos públicos que alugam computadores fazem questão desse suporte.Veja mais detalhes sobre o tema aqui.

• Manutenção preventiva e corretiva
• Troca rápida em caso de falha
• Seguro contra roubo qualificado (um alívio, principalmente para equipes externas)
• Atualização de software e antivírus já incluídos

Na Mobiland, além desses pontos, há opções até para inclusão de chip 5G e personalização das configurações. A empresa cuida da entrega, retira depois e facilita demais a gestão de ciclo de vida do equipamento.

Suporte sem complicação. Isso nunca faz falta, até que falte.

Flexibilidade contratual

Nem todo evento tem a mesma duração. Projetos podem atrasar ou acabar antes. Por isso, confira bem a flexibilidade mínima e máxima de locação. A Mobiland, por exemplo, permite períodos de um dia até 36 meses. Isso resolve situações pontuais e projetos de longa duração sem burocracia.

• Renovação automática possível?
• Prorrogação e devolução antecipada facilitadas?
• Clareza nos termos de multa em caso de rescisão?

Entrega, retirada e configuração pronta

O aluguel só faz sentido se o notebook chegar pronto para uso, com as configurações necessárias e, se for o caso, chips de internet incluídos. Nada mais frustrante do que perder metade do tempo do evento atualizando o Windows ou instalando drivers.

• Equipamentos já configurados?
• Prazo de entrega garantido?
• Retirada agendada, se necessário?

Tempo perdido na configuração é dinheiro jogado fora.

Novas tendências: PC as a Service e Desktop as a Service

O Governo Federal já reconhece novas modalidades de contratação, como PC as a Service (PCaaS) e Desktop as a Service (DaaS). No cenário corporativo, essas soluções aparecem com força para empresas que querem equipamentos sempre atualizados, pagando uma assinatura mensal, ou até infraestrutura virtual na nuvem. Se o projeto exige mobilidade, o modelo físico pode ser mais vantajoso. Para trabalhos específicos ou em home office, a combinação entre físico e virtual pode funcionar bem.

Segurança dos dados: cada detalhe conta

Mesmo no aluguel, não abra mão de práticas seguras. O IBGE aponta que boa parte das empresas brasileiras já protege informações internas e atualiza sistemas periodicamente,segundo pesquisa sobre uso das TIC nas empresas. Peça sempre que o equipamento venha já com antivírus, firewall e contas de uso específicas, e alinhe as práticas com sua equipe interna de TI.

Demanda real, investimento justo

Não é só sobre tecnologia pela tecnologia. Em 2022, o IBGE mostrou que muitos brasileiros, mesmo em ambientes corporativos, estavam usando cada vez menos notebooks e mais celulares,principalmente em escolas públicas. No ambiente corporativo, é provável que haja um equilíbrio. Pergunte sempre: a escolha do notebook realmente atende à sua real demanda?

Conclusão: atenção ao detalhe faz a diferença

O aluguel de notebooks traz vantagens claras: menos burocracia, menos investimento inicial, e mais flexibilidade. Mas sem um checklist detalhado, até as melhores promessas podem se perder. Faça perguntas, conheça as reais necessidades do seu time, confira os serviços agregados, avalie contratos e prazos. E, claro – conte com quem entende do assunto.Se quiser facilidade, atendimento personalizado e equipamentos prontos para uso, fale com os especialistas da Mobiland e peça um orçamento. Não deixe o improviso comandar a sua TI.

Perguntas frequentes sobre aluguel de notebooks

O que considerar antes de alugar notebooks?

Antes de alugar notebooks, avalie primeiro a necessidade real do seu projeto ou setor. Analise configurações técnicas, serviços de suporte, prazos de locação e aspectos de segurança. É importante também observar se a empresa de locação entrega os equipamentos já prontos para uso, como faz a Mobiland. O planejamento prévio, aliado a uma consulta com um especialista, evita surpresas e retrabalhos.

Como escolher o melhor notebook para aluguel?

A melhor escolha depende do objetivo do uso. Se o time trabalha com edição gráfica, por exemplo, prefira notebooks com alto desempenho de processamento e mais memória RAM. Já setores administrativos podem optar por modelos mais simples. Sempre garanta que os notebooks tenham conexão suficiente (HDMI, USB, Wi-Fi, etc.) e baterias adequadas. Consultar um especialista pode fazer toda diferença para chegar ao modelo certo, pois pequenas diferenças impactam bastante a experiência.

Vale a pena alugar notebook ao invés de comprar?

Para muitos contextos, alugar vale muito a pena. Não há investimento inicial elevado, há atualização constante dos equipamentos e economia com manutenção. Isso se destaca em demandas temporárias, equipes que crescem rápido, eventos e treinamentos. Empresas como a Mobiland permitem ainda flexibilidade de prazo e plano personalizado, reduzindo custos e riscos de obsolescência.

Quais são os custos ao alugar notebooks?

Os custos normalmente incluem o valor da locação mensal ou pelo período contratado, podendo variar conforme o modelo e as especificações desejadas. Algumas empresas integram no pacote o suporte técnico, seguro contra roubo, manutenção e a entrega/retirada dos equipamentos. Isso ajuda a estimar os gastos e previne custos extras inesperados.

Onde encontrar empresas confiáveis para aluguel?

Procure empresas especializadas, como a Mobiland, que sejam focadas no atendimento para pessoas jurídicas e mostrem transparência nos contratos. Prefira aquelas que apresentam boas avaliações, oferecem suporte completo, seguro, equipamentos atualizados e flexibilidade de planos. Converse com os especialistas e tire todas as dúvidas antes de fechar a proposta – assim, a experiência será positiva do começo ao fim.